Контроль компании в кризисный период

Какие виды контроля особенно необходимы организации при ухудшении экономической ситуации?

— Для контроля необходимо установить точки контроля: что, где контролируется, для каких целей? Важно контролировать весь денежный поток, поступающий в компанию, в том числе дисконтированный поток, определяющий рентабельность бизнеса в будущие периоды. Контролируется также операционная деятельность компании в вопросах повседневной финансово-хозяйственной деятельности. Контролируется распределение финансовых средств, корректировки. Также проводится анализ распределения ресурсов, которые направлены на обеспечение всех необходимых бизнес-процессов, позволяющих компании сохранять устойчивость, и устранять с помощью контроля элементы нагрузки на бюджет. Возможно, стоит пересмотреть некоторые капитальные затраты, распределить их на более длительный период, и наладить более пристальный контроль.

Капитальные затраты контролируются, например, при получении необходимого оборудования, которое увеличивает результативность и эффективность компании. Либо это привлечение квалифицированных рабочих кадров, которые позволят компании работать более эффективно и результативно достигать целей бизнеса и повседневных задач. Это не означает, что нужно резать бюджет. Бюджет нужно пересматривать.

Если компания начинает реализовывать продукцию со скидками, то на самом деле это не всегда хорошо. Компания забирает у себя часть дохода, и эта часть является ее дополнительной прибылью, то есть реализация продукции идет, операционная нагрузка на бизнес увеличивается, а на обслуживание этих операционных издержек с помощью запаса средств из бюджета может не хватить. Нужно распределять бюджет и контролировать его в процессе вливания в те направления, которые увеличивают прибыль. В каких-то случаях возможно более эффективное распределение оборотных средств или внесение изменений в вопросах снабжения компании. То есть стоит пересмотреть поставщиков и заменить их на комплектующие внутригосударственного рынка. Самое главное, чтобы экономическая ситуация, которая ухудшается или внутри компании, или во внешнем экономическом поле компании, была тщательно проработана.

Лидеру бизнес-структуры стоит ответить на ряд вопросов. Как будет вести себя риск-менеджмент, в каких ситуациях следует более тщательно включиться риск-менеджменту? На что делаются акценты, где что убирается из статей бюджета, где и в каких статьях приостанавливается исполнение бюджета? Какие статьи бюджета заменяются и какими средствами обеспечиваются необходимые затраты, капитальные и операционные затраты? Не всегда имеет смысл урезать большие затраты. Также и не все операционные расходы нужно уменьшать. Компании нужно функционировать и удовлетворять потребности клиента, рынка, а также обеспечивать бизнес-процессы необходимо ресурсами, в том числе административными. Контроль должен быть систематическим. Он должен быть сквозным. Как по взаимодействию внутри компании, так и с внешней средой.

Как следует выстраивать работу службы внутреннего контроля организации, в чем особенность ее работы в кризис?

— Есть к примеру служба внутреннего контроля, а есть служба контроля качества. Это совершенно независимые структуры и инстанции в бизнес-системе, которые подчиняется напрямую генеральному директору и осуществляет проверку вне зависимости от графика и регламента. Служба контроля качества по своему усмотрению выбирает любой из объектов либо точек и приходит с проверкой. Проверка осуществляется по табелю: в нем указывается ряд вопросов, которые необходимо контролировать. Начиная с того, все ли сотрудники на местах, количество людей на местах, в каком состоянии помещение — производственное или клиентская зона. Также выясняется, достаточно ли всего необходимого для работы персонала, достаточно ли необходимых клиентских материалов (раздаточная — информационные бюллетени, рекламная печатная продукция и так далее). В каком состоянии электроника, которая находится внутри клиентской зоны. То есть осуществляется контроль каждого значимого элемента стандартов компании.

Практически в каждой компании есть служба контроля. Контроль должен быть систематическим вне зависимости от кризиса. Кризис — это не значит, что нужно быстренько группироваться и начинать заниматься контролем. Контролем надо заниматься с первого дня существования бизнеса. В какой-то степени уровень контроля меняется в зависимости от ситуации. Но контроль за основными процессами, где сконцентрирована основная производная дохода (производство, формовочный цех, отдел продаж, сервис и т.д.) осуществляется для того, чтобы происходящие в организации процессы осуществлялись согласно установленным стандартам. Пример контроля за стандартами — компания Тойота. Там выстроен всеобщий, повсеместный контроль качества, на каждом этапе. На входе в виде сырья, затем следует этап контроля процесса производства, всех систем, ключевых точек пропускной способности системы производства. Или как сырье в деревообработке –сырая древесина поступает на ЛПК на входе, далее работает обработка и заготовка внутри производственной системы, и после контроль на выходе за качеством –геометрия, стандарт распиловочного размера, качество запила и т.д.

Важен сквозной контроль за основными производными бизнеса, а именно за тем, чтобы продукция соответствовала тем стандартам качества, которые определяет компания. Это не значит, что компания не может себе позволить изменить какие-то параметры сырья, продукции, ассортиментной матрицы, комплектации, упаковки. Даже если она это меняет, это все равно контролируется. Контроль необходим, эти службы — хорошая инстанция внутри организационной системы. Это целая структура внутри бизнеса в крупных компаниях. На всех местах есть службы контроля. Они следят за тем, чтобы технологии и стандарты были внедрены, исполнялись согласно регламентам, правилам, процедурам и были хорошо управляемы.

Можно привести в пример даже Сбербанк. Контролеры приходят с проверками в филиалы, смотрят, как одеты сотрудники, как общаются, какое количество операционистов находится у стоек контакта с клиентами. Внешний вид, даже количество макияжа и украшений контролируются по стандарту. Эти стандарты качества проверяются специалистами. Это хорошая практика, и она нужна в любой организации. Даже у нас в строительной компании есть человек, который приезжает на строительный объект по своему усмотрению, не предупреждая даже меня как собственника, осуществляет контроль за тем, как ведутся работы, как складируется материал, какие именно материалы в доступности, какие в работе, объем отходов. Как люди работают, в каком они физическом и моральном состоянии, какой у них рабочий день по длительности. Такой специалист может приехать как очень рано, так и очень поздно. Даже холодильник у рабочих проверяются, чтобы в нем не было запрещенной продукции. Замечания по техническим и строительным вопросам делаются сразу же, потому что сегодня это упущенный момент, завтра это ошибка, а послезавтра —  проблема. Это всегда так, особенно на стройке. Чем раньше выявлено отклонение — тем лучше. Вопросам контроля качества надо уделять пристальное внимание.

Контроль любого уровня, даже внезапная проверка сотрудников, хорошо влияет на ход работ, он очень дисциплинирует сотрудников и позволяет не допускать ошибок. Тайный клиент, покупатель — это один из инструментов контроля. Я его очень люблю и рекомендую всем. И сотрудники должны знать, что такая проверка может прийти в любое время. Тайным контролером может выступить даже подросток. Контроль сам по себе — это важнейший в управлении инструмент.

Как контролировать платежеспособность предприятия при ухудшении экономической ситуации?

— Вам поможет контроль за рентабельностью, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, отчет о прибылях и убытках, бухгалтерский баланс, бухгалтерская отчетность по операционным расходам. Важно следить за дебиторской задолженностью, за своими обязательствами перед контрагентами. Это все должно сводиться в единый финансовый регламентный документ — отчет о состоянии компании позволяет принимать оперативные решения и качественные управленческие решения. Нужно осуществлять ежемесячный анализ, благодаря чему компания будет понимать, что она себе может позволить, а что нет. Платежеспособность компании определяет ее способность исполнять свои обязательства как перед заказчиком, так и перед контрагентами, а также перед внутренним клиентом. Важно, чтобы компания смогла сохранить свою работоспособность и устойчивость. Для каждого вида бизнеса такой вид контроля формируется индивидуально: это хорошая практика, позволяющая компании обладать гибкостью и устойчивостью во время ситуаций внутреннего и внешнего характера проявлений в экономике.

Как организовать контроль расхода материальных ресурсов на предприятии?

— Надо контролировать все материальные ресурсы, которыми обладает бизнес: они должны быть учтены, должна быть произведена инвентаризация, а также контроль на входе-выходе. Закупка сырья, комплектующих, всего необходимого для обеспечения работоспособности компании, контроль продаж, их количества и качества, контроль брака, причины его возникновения. Важно выяснять, это организационная ошибка или это проблема поставщика, который поставляет некачественную продукцию или комплектующие? Также в компании должна быть налажена материальная ответственность сотрудников, особенно тех, через которых проходит большой объем продукции или услуг с использованием ТМЦ.

Как предотвратить умышленные нарушения в компании?

— В кризис предотвращение умышленных нарушений осуществляется с помощью распределения зон ответственности. То есть в кризис финальное визирование перед закупкой или какой-то существенной капитальной затратой должно осуществляться высшим руководством, генеральным директором, финансовым директором, главным бухгалтером. Таким образом движение материальных и оборотных средств будет осуществляться входным контролем, благодаря которому бухгалтерия будет  предоставлять весь необходимый комплект документов о распределении денежных средств, финансовый контроль будет осуществлять необходимое наблюдение за бюджетом (находится ли компания в рамках бюджета), а генеральный директор будет принимать решение о том, не повлияет ли это в худшую сторону на работу организации, не обескровит ли это в денежном плане финансовое состояние предприятия.

Еще один инструмент — это возвращение контроля за финансовыми ресурсами и материальными средствами в центр принятия решений. То есть, например, когда компания географически разделена на регионы или даже на страны, решение о закупках и различного рода распределения бюджета всегда формируется в едином центре, в головном офисе.

Все что может контролировать, должно контролироваться. Все, что можно улучшать, нужно улучшать. Если есть возможность улучшить возможности контроля за движением материальных средств, то необходимо внедрить инструменты входного контроля, учета, складской логистики, контроль затрат, сбыта, и полный ежемесячный отчет о движениях денежных средств. Контроль — это высокоэффективный инструмент управления. Его наличие в здоровом виде без микроменеджмента позволяет организации сохранять устойчивость, эффективность и результативность.  Игнорирование контроля ведет к потере управляемости компании и возникновении кризисов даже в хорошие экономические периоды.